Työnantajakustannukset, eli miksi palkka ei koskaan ole vain palkka

Kun yritys miettii rekrytointia, huomio menee lähes aina ensin bruttopalkkaan. 40 000 kruunun kuukausipalkka tuntuu nopeasti siltä, että kustannus on suunnilleen 40 000 kruunua plus vähän sivukuluja. Sitten vastaan tulevat työnantajamaksut, lomakulut, työvälineet, perehdytys ja kaikki muu, mikä tekee näkyväksi sen, että palkka on vasta lähtöpiste.

Siksi työnantajakustannuslaskuri on hyödyllinen. Ei siksi, että säännöt olisivat mahdottomia ymmärtää, vaan siksi että se pakottaa katsomaan todellista kustannusta ennen kuin yritys sitoutuu palkkatasoon, jota liiketoiminta ei ehkä kanna yhtä helposti kuin paperilla näyttää.

Mitä oikeasti yrität selvittää?

Käytännössä tärkein kysymys ei yleensä ole itse prosentti. Useimmiten yritetään saada näkyviin jotain paljon konkreettisempaa:

• paljonko tämä työntekijä maksaa oikeasti kuukaudessa ja vuodessa
• kestääkö nykyinen liikevaihto tai kate tämän palkkatason
• kuinka paljon laskutusta tai myyntiä tarvitaan kustannuksen kattamiseen
• tekeekö växa-stöd tässä tilanteessa aidosti merkittävän eron
• mitä tapahtuu, jos palkka nousee sen rajan yli, johon alempi taso soveltuu täysimääräisesti

Juuri nämä kysymykset tekevät laskurista käytännöllisen. Pelkkä prosenttiluku on harvoin se asia, joka ratkaisee voiko rekrytoinnin tehdä turvallisesti.

Tärkein asia heti alkuun

Bruttopalkka ei ole työnantajan kokonaiskustannus. Palkan päälle tulevat työnantajamaksut, ja joissakin tilanteissa prosenttiin vaikuttavat myös työntekijän ikä tai erilaiset tukisäännöt.

Se tarkoittaa, että kaksi paperilla lähes samalta näyttävää rekrytointia voivat käytännössä maksaa hyvin eri verran.

Pienelle yritykselle tämä ei ole vain kirjanpidollinen yksityiskohta. Se voi olla ero sellaisen palkkauksen välillä, joka on oikeasti hallittava, ja sellaisen, joka näytti ensin kohtuulliselta mutta alkoi myöhemmin painaa kassaa liikaa.

Vakiotaso on hyvä aloitus, mutta ei koko kuva

Ruotsissa yleinen työnantajamaksujen taso on usein noin 31,42%. Se on hyödyllinen ensimmäinen arvio ja monelle tuttu luku.

Mutta siihen ei kannata pysähtyä liian aikaisin:

• tietyillä ikäryhmillä on poikkeavia tasoja
• växa-stöd voi joissakin tilanteissa laskea kustannusta merkittävästi
• käytännön kustannus muuttuu heti, jos palkkataso tai soveltuvat säännöt muuttuvat

Jos budjetoit vain vakioprosentin mukaan tarkistamatta poikkeuksia, arvio voi olla liian matala tai liian korkea. Molemmat ovat huonoja, mutta liian matala arvio on yleensä se kalliimpi virhe.

Växa-stöd voi auttaa paljon, mutta se ei tee palkkaamisesta automaattisesti halpaa

Tämä on niitä kohtia, joissa moni ajattelee liian optimistisesti.

Växa-stöd voi pienelle yritykselle olla oikeasti merkittävä helpotus. Se ei silti tarkoita, että rekrytointi muuttuisi kevyeksi riskiksi tai että kustannus olisi yhtäkkiä pieni. Se tarkoittaa vain, että tietyin ehdoin kokonaiskustannus voi olla alempi kuin ilman tukea.

Tärkeää on myös ymmärtää, mitä tapahtuu, jos palkka nousee yli sen osuuden, johon alempi maksu soveltuu kokonaan. Silloin lopputulos ei yleensä ole yksi matala prosentti, vaan yhdistelmä eri tasoja. Juuri tämän takia laskuri on hyödyllisempi kuin muistista vedetty karkea nyrkkisääntö.

Milloin laskuri on erityisen hyödyllinen?

Kun suunnittelet ensimmäistä työntekijää

Tämä on ehkä selkein käyttötapa. Pienelle yritykselle ei riitä, että palkka näyttää paperilla siedettävältä. Tarvitaan näkyviin koko työnantajan puolen kustannus.

Kun vertailet työntekijää ja konsulttia

Vertailu menee helposti vinoon, jos konsulttilaskua verrataan vain bruttopalkkaan. Reilu vertailu vaatii rinnalle koko työnantajakustannuksen.

Kun budjetoit koko vuotta etkä vain seuraavaa kuukautta

Kuukausikustannus on se, jonka huomaat ensin. Vuosikustannus on usein se, joka paljastaa sopiiko rekrytointi oikeasti yrityksen liikevaihtoon, katteeseen ja riskinsietoon.

Kun palkkaustaso on vielä avoin

Jos tiedät jo valmiiksi, että työnkuva on oikea mutta palkkahaarukka on epäselvä, laskuri auttaa näkemään missä kohtaa rekrytointi siirtyy hyvältä näyttävästä aidosti raskaaksi.

Parempi tapa käyttää laskuria

Älä laske vain yhtä vaihtoehtoa.

Kokeile ainakin näitä:

• palkkataso, jota alun perin ajattelit
• hieman korkeampi palkka
• taso, jossa kustannus alkaa tuntua yritykselle selvästi epämukavalta
• tilanne växa-stödin kanssa ja ilman sitä, jos tuki voi tulla kyseeseen

Tämä tekee nopeasti näkyväksi sen, kuinka paljon suunnitelmasi nojaa yksittäiseen oletukseen. Jos rekrytointi näyttää järkevältä vain kaikkein kauneimmassa skenaariossa, se ei välttämättä ole vielä tarpeeksi vahva päätös.

Tavallisia virheitä

“Meillä on varaa tähän palkkaan”

Ehkä. Oikea kysymys on, onko teillä varaa palkkaan sekä työnantajamaksuihin, lomakuluihin ja muihin sivukuluihin.

“Växa-stöd tekee tästä halpaa”

Halvempaa ehkä. Halpaa ei automaattisesti.

“Riittää että tiedän prosenttiluvun”

Ei oikeastaan. Lopulta tärkeintä ovat eurot tai kruunut kuukaudessa ja vuodessa.

“Työnantajamaksut ovat vain tekninen yksityiskohta”

Siltä ne näyttävät siihen asti, kunnes ne pitää maksaa oikeasta kassasta.

Lyhyt neuvo

Älä laske vain sitä, mitä työntekijä ansaitsee. Laske sitä, mitä työntekijä todella maksaa yritykselle.

Se kuulostaa itsestään selvältä, mutta juuri tässä kohtaa moni pieni yritys tekee ensimmäiset vältettävissä olevat virhearvionsa.